Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Oberlinhaus Service gGmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch Oberlinhaus Service gGmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Oberlinhaus Service gGmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Oberlinhaus Service gGmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Oberlinhaus Service gGmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Oberlinhaus Service gGmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Oberlinhaus Service gGmbH eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenschutzerklärung
Stand: Juli 2023
Präambel
Wir freuen uns, dass Sie unseren Internetauftritt besuchen bzw. Ihre Bewerbung per E-Mail gesendet haben und bedanken uns für Ihr Interesse für eine Beschäftigung im Oberlinhaus.
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.
Verantwortlich im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Oberlin Service GmbH, Rudolf-Breitscheid-Straße 24, 14482 Potsdam (nachfolgend „Oberlinhaus“).
2. Welche Dienstleister (Auftragsverarbeiter) werden eingesetzt?
Die NEW WORK AUSTRIA XING kununu onlyfy GmbH (nachfolgend „Onlyfy“) betreibt das E-Recruiting System „Onlyfy“ unter der Domain *.jobbase.io nachfolgend („jobbase.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können. Onlyfy verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Oberlinhaus. Onlyfy fungiert in diesem Verhältnis als unser Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Punkt 8 DSGVO bzw. § 4 Punkt 10 DSG-EKD. Für Onlyfy ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer Daten von besonderer Bedeutung. Selbstverständlich werden Ihre Daten ausschließlich entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungenverarbeitet.
In keinem Fall wird Onlyfy Ihre personenbezogenen Daten unbefugt zu Werbe-, Marketing- oder anderen Zwecken an Dritte weitergeben.
Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich an das Oberlinhaus über folgende E-Mail-Adresse jl@althammer-kill.de wenden.
Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, aus denen Rückschlüsse über Ihre persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gezogen werden können oder die Sie identifizierbar machen.
4. Welche Daten werden gesammelt?
(1)
Für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Bewerbung werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Vorname, Nachname, E-Mail und ggf. auch Adresse/Ort, Geburtsdatum, Anrede, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft
- Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z. B. Führerschein)
- Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung
- Kompetenzen (z. B. Photoshop, MS Office)
- Bewerbungsfoto
- Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten
- Motivationsschreiben
- Dateien und Dokumente, die Sie ggf. hochladen
(2)
Onlyfy speichert die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und dem Oberlinhaus stattfindet. Des Weiteren verarbeitet Onlyfy Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.
(3)
Onlyfy erfasst statistische Informationen Ihres Surf-Verhaltens auf der Webseite (z.B. welche Webseitenbereiche Sie anklicken oder Ihre „Log-in“-Zeitpunkte). Diese Daten können zum Zwecke des Supports oder der Service-Optimierung aufgezeichnet und bei Bedarf jederzeit durch den Onlyfy-Administrator eingesehen werden.
5. Zweck der Datenerhebung
Onlyfy verarbeitet und nutzt die erhobenen, personenbezogenen Daten zur Erbringung der Onlyfy-Dienste, zum Zwecke der Registrierung auf der Webseite des Oberlinhaus und zum Zwecke des Austauschs von Informationen zwischen Ihnen und dem Oberlinhaus.
6. Was sind Cookies?
(1)
Onlyfy verwendet beim Betrieb der Webseite “Cookies”. Diese dienen dazu, Onlinebewerbung nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Sitzungsbezogene „Session-Cookies“ werden gelöscht, sobald Sie die Website wieder verlassen. Permanente Cookies verbleiben hingegen bis zur Löschung durch Ihren Browser auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert (z.B. um später zu einem laufenden Bewerbungsprozess zurückkehren zu können). Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Beachten Sie aber, dass Sie dann in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen von Onlyfy vollumfänglich nutzen können.
(2)
Cookies können notwendig sein, um die „Funktionalität“ der Webseite aufrecht zu halten. Der Einsatz solcher Cookies ist nicht zustimmungspflichtig und kann daher nicht deaktiviert werden. Cookies die dem Zweck der „Analyse“ Ihres Verhaltens auf der Webseite dienen, werden nur mit Ihrer Zustimmung gesetzt. Falls zustimmungspflichtige Cookies verwendet werden, erscheint beim erstmaligen Aufrufen der Onlyfy Website ein Cookie-Banner, auf dem Sie der Verwendung von zustimmungspflichtigen Cookies zustimmen können. Sofern Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Cookie-Einstellungen ändern möchten, können Sie diese Änderung auf der Website unter dem Bereich „Cookies“ vornehmen.
(3)
Es folgt eine Aufstellung der verwendeten Cookies:
PHPSESSID | Session Cookie | Funktionalität | Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von Prescreen. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit. | jobbase.io |
REMEMBERME | Permanent Cookie | Funktionalität | Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit. | jobbase.io |
7. Werden Daten an Dritte weitergegeben oder von Dritten erhoben?
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden weder veröffentlicht noch unberechtigt, insbesondere also ohne Ihre Einwilligung, an Dritte weitergegeben. Abgesehen von den Mitarbeitern von Onlyfy, welche Ihre Daten im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen verarbeiten.
8. Weiterleitung der Bewerbung an Tochtergesellschaften des Oberlinhaus
(1)
Ihre Bewerbung (Daten) wird nach Eingang von der zentralen Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden anschließend den Niederlassungs- und Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Stelle innerhalb des Verein Oberlinhaus und seinen Tochtergesellschaften durch Onlyfy zur Verfügung gestellt. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Sollten wir der Meinung sein, dass eine andere Stelle im Unternehmensverbund für Sie in Frage kommen könnte, leiten wir Ihre Bewerbung den Personalverantwortlichen der entsprechenden Gesellschaft weiter.8"9
(2)
Die Bewerberdaten werden nur für die Besetzung von Positionen innerhalb unseres Unternehmens oder eines der folgenden uns verbundenen Unternehmen verwendet:
Wir und die uns verbundenen Tochtergesellschaften (Anlage 1.3) behandeln Ihre Daten absolut vertraulich und geben sie nicht an Dritte weiter.
(3)
Im gesamten Unternehmensverbund haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
9. Speicherfristen
(1)
Personenbezogene Daten von abgelehnten Bewerbern werden für eine maximale Dauer von sechs Monaten, beginnend mit dem Tag der Ablehnung der Bewerbung, gespeichert. Falls Sie im Zuge Ihres Bewerbungsverfahrens eine längere Speicherdauer bevorzugen (etwa um Ihren Bewerbungsprozess später fortzuführen), bitten wir Sie, diese Einstellungen bei der Registrierung entsprechend vorzunehmen.
(2)
Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
10. Ihre Rechte bezüglich gespeicherter Daten
Sie haben das Recht auf unentgeltliche Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Zwecks Geltendmachung dieser Rechte oder Einholung zusätzlicher Informationen zu diesen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an jl@althammer-kill.de.
11. Widerrufsmöglichkeit
(1)
Sie können erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Um von der Möglichkeit eines Widerrufs Ihrer Zustimmung Gebrauch zu machen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an bewerbung@oberlinhaus.de.
(2)
Falls zustimmungspflichtige Cookies auf der Webseite verwendet werden und Sie einer Verwendung dieser außerdem zugestimmt haben, können Sie diese Zustimmung auf der Website unter dem Bereich „Cookies“ widerrufen. Nähere Informationen zu Cookies erhalten Sie unter dem Punkt 6 „Was sind Cookies“.
12. Gültigkeit der Vereinbarung (Salvatorische Klausel)
Von der Rechtswidrigkeit, Unwirksamkeit, Ungültigkeit oder Undurchführbarkeit von Teilen dieser Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen bleiben die restlichen Bestimmungen in ihrer Wirksamkeit und Gültigkeit unberührt.
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten entgegen geltenden Rechtsvorschriften verarbeiten, können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.
Folgende Unternehmen gelten als verbundene Gesellschaften der Oberlin Service GmbH innerhalb des Onlyfy-Accounts (Stand: Juli 2023 ):
- Berufsbildungswerk im Oberlinhaus gGmbH - Potsdam
- Schulen im Oberlinhaus gGmbH – Potsdam
- Verein Oberlinhaus – Potsdam
- Schule am Norberthaus gGmbH – Michendorf
- Oberlinhaus Lebenswelten gGmbH – Potsdam
- Oberlinhaus Teilhabewelten Berlin gGmbH – Berlin
- Oberlin Werkstätten gGmbH – Potsdam
- Oberlinklinik gGmbH – Potsdam
- Reha Klinikum Hoher Fläming im Oberlinhaus gGmbH - Bad Belzig
- Reha Zentrum im Oberlinhaus gGmbH – Potsdam
- Hörpunkt im Oberlinhaus GmbH - Potsdam und Wolfsburg
- MVZ Potsdam im Oberlinhaus gGmbH – Potsdam
- Oberlinstiftung - Potsdam
Name: Althammer & Kill GmbH & Co. KG
E-mail: jl@althammer-kill.de
Telefon: 0511 330603-60
Adresse: Roscherstraße 7 30161 Hannover Germany